Procedura – Sygnaliści

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
 

Wielobranżowej i Projektowej Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością „MONAT”

 

wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego

pod numerem KRS 0000174144, NIP: 5840200933

 

 

§ 1

Postanowienia ogólne
 

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa ustanowionych w Wielobranżowej i Projektowej Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością „MONAT” (zwanej dalej „spółką”), a także podejmowania działa ń następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o na ruszeniu prawa.
5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich (szczegółowe informacje dostępne są na stronie: https://bip.brpo.gov.pl) lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
8. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej spółki, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

 

§ 2

Definicje
 

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1. osobie delegowanej - rozumie się przez to wyznaczoną przez zarząd spółki osobę, do której zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także  podejmowanie działań następczych. W oddziałach spółki może zostać wyznaczona dodatkowa osoba delegowana.
2. działaniu następczym - rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
3. działaniu odwetowym - rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie Iub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
4. informacji o naruszeniu prawa - rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w spółce, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
5. informacji zwrotnej - rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów ta kich działań;
6. kontekście związanym z pracą - rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
7. osobie, której dotyczy zgłoszenie - rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
8. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9. osobie powiązanej z sygnalistą - rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
10. zgłoszeniu wewnętrznym - rozumie się przez to ustne Iub pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.

 

§ 3

Przedmiot zgłoszenia
 

Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów  finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wcześniej.

 

§ 4

Tryb dokonywania zgłoszenia

 

1. Zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa (zgłoszenie wewnętrzne) mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie, wykorzystując jeden z poniższych kanałów komunikacji:
   1. elektronicznie - za pośrednictwem adresu e-mail: sygnalisci@monat.pl;
   2. w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia - sygnalista”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na:
      
      1. Wielobranżowa i Projektowa sp. z o.o. „MONAT” ul. Przyrodników 19, 80 — 298 Gdańsk
      2. Wielobranżowa i Projektowa sp. z o.o. „MONAT” Oddział w Katowicach ul. Boya Żeleńskiego 108, 40-750 Katowice;
   3. ustnie za pośrednictwem numeru telefonu osoby delegowanej - w tym przypadku, zgłoszenie zostanie — za zgodą sygnalisty — nagrane lub udokumentowane w formie protokołu.  W tym ostatnim przypadku (tj. sporządzenia protokołu rozmowy) sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie. Jeżeli sygnalista nie wyrazi zgody na nagranie lub protokołowanie, sygnalista zostanie poproszony o skorzystanie z innego dostępnego kanału komunikacji.
2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania z osobą delegowaną zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. W tym ostatnim przypadku (tj. sporządzenia protokołu spotkania), sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
   1. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   2. adres do kontaktu sygnalisty;
   3. możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia (stan faktyczny, który budzi wątpliwości sygnalisty);
   4. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwić dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
   5. wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o na ruszeniu prawa jest prawdziwa.
4. Zgłoszenia wewnętrznego nie można dokonać anonimowo.
5. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego osoba delegowana przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

 

§ 5

Tryb rozpatrywania zgłoszeń

 

1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez osobę delegowaną, która dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji osoba delegowana kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
2. Osoba delegowana może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Osoba delegowana informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrze spełnia warunki, o których mowa w ust. 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, osoba delegowana podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
4. Gdy zajdzie taka potrzeba, osoba delegowana może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz spółki celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
5. Osoba delegowana może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjny spółki lub podmiotu świadczącego usług i profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
6. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu osoba delegowana podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działa ń następczych.
7. Osoba delegowana przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Informacji zwrotnej nie przekazuje się sygnaliście, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

 

§ 6

Działania następcze

1. W przypadku, gdy:
   1. naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej spółki — osoba delegowana podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;
   2. naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej spółki — osoba delegowana zawiadamia organy ścigania Iub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
   3. zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne — osoba delegowana oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedur
2. Osoba delegowana podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
3. Osoba delegowana zostanie wyłączona z podejmowania działań następczych, gdy rozpatrywane zgłoszenie dotyczy okoliczności, które mogą budzić wątpliwości w zakresie jej bezstronności.
4.  

 

     § 7

Ochrona sygnalisty
 

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działa ń.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności: odmowa nawiązania stosunku pracy; wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy; nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny; nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony; nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta ta ka umowa; obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę; wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu; pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń; przeniesienie na niższe stanowisko pracy; zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty; niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy Iub rozkładu czasu pracy; negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy; nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze; przymus, zastraszanie lub wykluczenie; mobbing; dyskryminacja; niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie; wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach pod noszących kwalifikacje zawodowe; nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne; działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze Iub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego; spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu; wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Do zakazanych działa ń odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy Iub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście Iub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty Iub go zatrudniającą.

§ 8

Rejestr zgłoszeń

 

1. Każde   zgłoszenie   wewnętrzne   podlega   rejestracji    bezpośrednio              przez            osobę delegowaną.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 9

Postanowienia końcowe

 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę poprzez umieszczenie na tablicy ogłoszeń.